会計事務所がおさえておくべき 黒字会社の決算書の説明

申告作成が終わり、いざ社長へ決算の説明。

その中でも特に困るのが指摘するポイントが少ない業績の良い会社への説明ではないでしょうか？顧問先の中でも数少ない優良顧問先だからこそ、納得のいく説明をして喜ばれたいところです。

そこで、優良顧問先が思わず納得する決算書の説明について解説します。

１．決算書の説明には流れがある

社長様に決算書の説明をする時、ついつい自分がしゃべりたいことを話していませんか？決算書を説明する際には、相手の興味に合わせて話す必要があります。

どのような流れで話せばよいのかご説明します。

社長の興味を知る

まず押さえるべきポイントは、「社長の興味」を知ることです。言い換えれば、自分が話したいことではなく、お客様（社長）が求めていることを話さなければいけません。

会計事務所白書2017によると、顧問先の税理士・公認会計士との契約を解約に至った理由として、「コミュニケーション」による問題が46.7%と圧倒的な比率を占めています。なお、「アドバイスに関して」という回答は13.3%となっており、税理士・公認会計士としてのスキルよりも、コミュニケーションの問題のほうが気になるというお客様が多いのです。

参考：会計事務所白書2017　P.17　契約の解約に至った理由
https://www.accnt.jp/report/2017g.pdf

したがって、お客様が求めていることを中心にご説明し、徐々に必要な話に進んでいくことが重要です。

具体的な流れとしては、「利益・納税額・財務状況」を「過去・現在・未来」の順番を意識して話すのがおすすめです。

PL→BSで話す

多くの社長様にとって初めに気になるのは、直近の業績が最終的にどうだったかということです。そのため、初めはPL（損益計算書）を用いて過去の話から始めるとよいです。そして、今期の納税額をお伝えします。

社長様が最も興味がある業績と納税額をお伝えした後に、BS（貸借対照表）の現在の状況を説明します。普段、あまりBSを見ていない社長様も多いため、改めてこのタイミングで今どこを改善すべきか・良かった点がどこかを一緒に確認していきましょう。

最後に、より良い未来、より良い財務体質にしていくために、来期以降はこうしていきましょうという話で締めくくります。

より詳しい内容については、「決算書の説明には流れがある」で説明しています。

２．決算書を説明する時に準備するもの

お客様先に訪問する前にいつも慌ただしく準備をしていないでしょうか？

納得する説明をするために必要な書類を予めそろえておけば、当日も安心です。

決算書を説明する時に準備するべき5つの書類についてご説明します。

決算書説明に必要な5つの書類

結論から申し上げると、下記の5つの書類を用意することをおすすめします。

1. 申告書
2. 納付税額一覧表
3. 来期の納税スケジュール
4. 二期比較決算書
5. 来期の計画表

この中でも特にポイントになるのは、「４．二期比較」と「５．来期の計画表」です。

お客様にとっては決算書はすでに過去の話。

「結局、これから何に手をつけたらいいの？」と、未来の話を求めています。「二期比較」や「来期の計画表」といった書類を用いて未来の話をすることで、お客様からの信頼は非常に高まります。可能であれば、月別、商品別、得意先別に計画を立てられるとなおよいです。

各書類に関する詳細の説明は「会計事務所が決算書を説明する際に準備するもの」にまとめました。

３．決算書で説明するべき項目とは？

決算書の準備ができて話の流れも掴めたところで、どの項目を説明するべきか気になる方も多いのではないでしょうか？

ここでは決算書で説明するべき7つの項目をご紹介します。

これだけは押さえておきたい7つの項目

決算書の説明をするにあたって押さえておきたい7つの項目は以下の通りです。

1. 売上高
2. 粗利益
3. 経常利益
4. 大きな変動があった経費
5. 現預金
6. 借入金
7. 自己資本比率

ポイントは、お客様の興味がある項目にしっかりと時間を取りつつ、興味はあまり無いけど必要な部分はかみ砕いて丁寧に説明することです。

ただし、上記の7項目については基本的によく触れるものですし、興味がある社長様も多いでしょう。

なお、お客様の黒字化率が67.2%（日本全国では33.6%※H27年度　国税庁「会社標本調査」より）の古田土会計でも、実際にこれらの項目を中心に説明していますが、お客様からはご満足いただいております。

参考：平成27年度分「会社標本調査」
https://www.nta.go.jp/information/release/kokuzeicho/2016/kaisha_hyohon/index.htm

一見すると誰でも分かりそうな項目を列挙しておりますが、本質を誤って理解している場合もあるので注意が必要です。

例えば、現預金と借入金の話をする際には、その差額がどれだけプラスに転じているかという点が重要になります。「財務」という言葉ではイメージがつきにくいですが、財務の改善とは、「現預金を借入金残高よりも多くし、その差額を増やしていくことです」とご説明すれば、社長様にもご納得いただけます。

各項目のより詳しい内容については、「会計事務所が決算書で説明すべき項目とは」をご覧ください。

４．決算書を説明するときのポイント

いざ決算書を説明する場面になると緊張する方も多いはずです。緊張した状態では、本来お伝えしたいことも伝わりづらくなってしまいます。

訪問前にぜひチェックしていただきたい、決算書説明のポイントをご説明します。

小学生が聞いても分かるように話す

大前提として押さえていただきたいのは、「小学生が聞いても分かるように話す」ということです。

以下で紹介する5つのポイントは、いずれもこの大前提を押さえることでクリアできます。

会計事務所白書2017によると、税理士・公認会計士を選んだ決め手の上位に「人柄や人物（世代や性別、話しやすさ）」という理由が挙がっており、専門的なスキルよりもコミュニケーション力が重視されていることが読み取れます。

参考：会計事務所白書2017　P.2　今の税理士を選んだ決め手
https://www.accnt.jp/report/2017g.pdf

つまり、肩肘をはって難しい話をすることよりも、以下の5つのポイントを意識して、親しみやすく分かりやすい話ができることのほうが重要ということです。

①専門用語を使い過ぎない

中小企業の社長は数字に強くない場合が多いです。専門用語を使うだけで、拒絶反応を起こしてしまうケースもあります。

なるべく難しい表現は避け、かみ砕いて説明する必要があります。

②結論を端的に伝える

話がダラダラと長くならないように注意するべきです。結論は2つから3つくらいにまとめ、要点を絞って話をするのがおすすめです。

その際には、初めに事実を伝えることを意識しましょう。事実を伝えたうえで、改善点や良かった点を2つから3つ話すと、社長様にとっても腑に落ちやすい話し方になります。

③良かった点と改善点をそれぞれ伝える

結論を伝えたうえで、良かった点と改善点をそれぞれお伝えします。

いずれも長くなりすぎないように注意し、端的に説明しましょう。ここでも、専門用語は控えるべきです。

④未来につなげる話をする

社長様にとって最も気になるのは会社の未来像です。未来の話ができるだけで、専門家としての信頼感は格段に上がります。

過去・現在・未来と順を追って話していきましょう。

⑤細かい話をしすぎない

やりがちなのは、別表の一つ一つを細かく説明してしまうというミスです。黒字会社の社長様であっても、数字に強いとは限りません。

細かすぎる話は極力避け、大枠の話をするように心がけるのがおすすめです。

より具体的な説明のポイントについては、「会計事務所が決算書を説明するときのポイント」をご覧ください。

まとめ

黒字会社へ決算書の説明をする際に、会計事務所が押さえておくべき点は以下の通りです。

• 話をする相手が誰なのか、何に興味を持っているのかを知る
• 相手の興味がある箇所から話して、徐々に必要な内容に進んでいく
• 重要な項目を中心に分かりやすく、端的に話す
• 過去に終始せず、未来の話をしていく
• 未来の話をするために必要な書類を準備する

各章で取り上げた内容をさらに詳しく知りたい方は、関連記事もご紹介していますので、ぜひ参考にしてみてください。

作成した決算書を元に、どのように未来を作っていけるか提案ができれば、専門家としてお客様の信頼を勝ち得ることができます。ぜひ実践していただけますと幸いです。

なお、黒字会社の社長が納得する決算書の説明ができる資料として、「社長の成績表（銀行格付版）」を無料プレゼントしております。

こちらも合わせてご活用ください。